BAB I
PENDAHULUAN
A. MANAJEMEN SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI
Teknologi komputer dan telekumonikasi telah mengantar dan membawa manusia ke dalam dunia informasi yang mengalir tanpa batas. Manusia membutuhkan informasi juga menyelesaikan berbagai kebutuhan hidupnya, diantaranya dalam kehidupan di organisasi. Pengolahan informasi akan sangat mendukung setiap kegiatan. Dengan cepat berkembangnya teknologi komputer sebagai salah satu alat pengolah data menjadi informasi, maka kegiatan pengolahan informasi yang cukup rumit dalam organisasi mengalami sangat banyak perubahan dan kemudahan.
Seluruh kegiatan pengolahan data dan informasi dewasa ini sudah dilaksanakan dengan bantuan komputer, pengumpulan data dan informasi serta pendistribusiannya telah dilakukan dengan alat telekomunikasi. Namun demikian, pengolahan data maupun informasi secara manual masih dilakukan dalam menunjang kelancaran kegiatan secara menyeluruh. Penggabungan alat pengolahan data komputer dengan alat komunikasi menghasilkan peralatan kantor canggih berupa jaringan informasi.
Sehubungan dengan beredarnya informasi dari satu unit ke unit lainya, menyebabkan terjadi hubungan informasi antar unit, yang pada umumnya disebut hubungan antar sub sistem dalam kaitan kerjasama suatu sistem. Berdasarkan hal tersebut di atas, timbul istilah sistem informasi, sebab sistem informasi tersebut dilakukan dengan menggunakan prinsip manajemen agar tujuan organisasi dapat dicapai secara efisien, sehingga disebut Manajemen Sistem Informasi (MSI).
B. INFORMASI
a. Struktur Informasi
Masing-masing tingkat manajemen akan menggunakan bentuk informasi yang sesuai dengan keperluan masing-masing. Karena itu terdapat bermacam-macam cara pengelompokan informasi.
b. Jenis Informasi
Untuk memudahkan dan mengurangi kerumitan menelaah data yang dimiliki beragam dan banyaknya data yang harus ditangani oleh organisasi, maka dipandang dari jenis kegiatan yang ada dalam tiap organisasi-data dikelompokkan menjadi dua jenis yaitu Data Substantif dan Data Fasilitatif. Demikian pula dengan informasi, identik dengan data bila dipandang dari jenis kegiatan substantif dan fasilitatif yang terdapat pada tiap organisasi, maka organisasi dikelompokkan menjadi dua yaitu Informasi Substantif dan Informasi Fasilitatif.
c. Tingkat Informasi
Dipandang dari tingkat manajer, informasi dapat dibagi menjadi: (1) informasi manajer lini bawah, (2) informasi manajer lini tengah dan (3) informasi manajer lini atas.
Kegiatan setiap unit organisasi dapat dimulai pada manajemen lini tengah, kebawah lagi pada manajemen lini bawah dan sampai pada kegiatan operasional dilini operasional. Kegiatan beberapa manajemen tersebut meliputi penjabaran fungsi-fungsi manajemen yang umum kita kenal antara lain : perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penggiatan (actuating), pengawasa (controling), pengarahan (directing), pengkoordinasian (coordinating), penganggaran (budgeting), penyusunan personil (staffing), pemotivasian (motivating), dst.
d. Nilai Informasi
Manfaat informasi adalah untuk membantu memberi kejelasan dari sesuatu ketidakpastian atau untuk mengurangi ketidakpastian tersebut, sehingga menusia dapat membuat sesuatu keputusan dengan kepastian yang lebih baik dan menguntungkan.
Semua bisnis memerlukan data dan informasi untuk menyelesaikan pekerjaan dan mengefektifkan manajemennya agar dapat mencapai tujuan dengan sukses. Hendaknya diperhitungkan seefisien dan seefektif mungkin biaya yang dikeluarkan untuk informasi dengan keuntungan yang diperoleh dari penggunaannya. Dengan kata lain informasi hendaknya :
ü Biaya lebih kecil dibanding keuntungan yang diperoleh dari penggunaan informasi tersebut.
ü Dapat menurunkan pengeluaran nyata sehingga kurang dari biasa
ü Dapat meningkatkan keuntungan tidak langsung organisasi, seperti pekerjaan menjadi lancar, wakyu penyelesaian lebih cepat, pelayanan kepada pelanggan meningkat baik, dan sebagainya.
Sedangkan nilai informasi itu sendiri ditentukan oleh lima karakteristiknya, yaitu :
· Ketelitian (accuracy)
· Ketepatan waktu (timeliness)
· Kelengkapan (complete)
· Keringkasan (conciseness)
· Kesesuaian (relevancy).
BAB II
ARTI DAN PENTINGNYA ARSIP
A. Sejarah Kearsipan
Sejarah kearsipan sebenarnyasudah tidak ada sejak adanya sejarah manusia yaitu sejak manusia dapat membuat catatan bertulis atau bergambar mengenai suatu hal, misalnya Daun Papyrus bertulis di Mesir (3000 tahun SM), Perkamen (kulit domba bertulis yang terdapat di Yunani), dll.
Ditinjau dari segi bahasa, istilah arsip dalam bahasa Belanda disebut "Archief", sedangkan dalam bahasa Inggris disebut "Archieve", kata inipun berasal dari kata Yunani yaitu dari kata "Arche" yang berarti permulaan. Kemudian kata "Arche" ini berkembang menjadi kata "Archia" yang berarti "catatan". Selanjutnya dari kata "Arche" berubah menjadi kata "Ar-Cheion" yang berarti "Gedung Pemerintahan". Sedangkan dalam bahasa Latin, disebut "Archivum" atau "Archium" dan akhirnya dari kata-kata ini dalam bahasa Indonesia dipakai istilah "Arsip" sampai saat ini.
Disamping pengertian kata Arsip dalam bahasa Indonesia, dikenal pula istilah "File" (dari bahasa Latin Fillum, yang berarti "tali"), dan istilah "Records", yang masih banyak dipergunakan dalam kegiatan administrasi kearsipan. Dengan telah diraikannya tentang sejarah kearsipan, maka diharapkan ada kejelasan tentang asal usul istilah arsip, untuk kemudian dilanjutkan dengan pengertian arsip pada uraian berikut ini.
B. Pengertian Arsip
Kata istilah arsip meliputi 3 pengertian, yaitu :
1. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan
2. Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen
3. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau dokumen
Pada kenyataannya, pengertian arsip bukan hanya berarti kertas meja, tetapi dapat berarti naskah, buku, photo, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, gambar bagan dan dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinan serta dengan segala macam penciptaannya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh sesuatu organisasi/badan sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi prosedur pekerjaan atau kegiatan pemerintah lainnya atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.
Pengertian arsip di negara kita (Indonesia) di atur dalam Undang-undang No. 7 Tahun 1971 tentang "KETENTUAN POKOK KERSIPAN" pada Bab I Pasal 1 yang berbunyi sebagai berikut :
Arsip adalah :
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangak pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Berdasarkan fungsinya, maka arsip dapat dibedakan menjadi :
a. Arsip Dinamis
Adalah arsip yang dipergunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.
Arsip dinamis ini pula dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu :
· Arsip Aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolahan dari suatu organisasi/kantor.
· Arsip Inaktif, yaitu arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus atau frekuensi penggunaannya sudah jarang, atau hanya dipergunakan sebagai referensi saja.
b. Arsip Statis
Adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelanggaraan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggung jawaban Nasional bagi kegiatan Pemerintahan dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.
C. Beberapa Istilah dan Pengertiannya
Disamping pengertian atau istilah arsip, ada juga beberapa pengertian lain yang masih sering digunakan dalam bidang kearsipan. Dalam Ilmu Kearsipan (Archivologi) dikenal 3 istilah, yaitu :
v File : Early Archieve (Arsip Aktif)
v Record : Permanent File (Arsip in Aktif)
v Archive : Permanent Recrd (Arsip Statis)
Perlu kita ketahui bahwa ada beberapa istilah yang harus kita ketahui mengenai tentang kearsipan, diantaranya adalah :
a. Ilmu Kearsipan
Adalah sekelompok pengetahuan teratur yang mempelajari hal ihwal arsip dari perorangan, badan swasta atau organisasi pemerintah yang sangat penting untuk keperluan penelitian atau sumber ingatan dikemudian hari.
b. Administrasi Kersipan
Segenap rangkaian perbuatan menyelenggarakan kearsipan sejak saat dimulainya pengumpulan, pengelolaan warkat, sampai dengan penghapusannya.
c. Badan Kearsipan
Suatu organisasi, instansi atau kantor yang mempunyai tugas menyelenggarakan pengembangan dan pembinaan kearsipan untuk menjamin pemeliharaan arsip sebagai bahan pertanggung jawaban dan sebagau bahan bukti.
d. Warkat
Adalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal dan peristiwa yang dibuat untuk sesuatu keperluan.
e. Berkas
Adalah himpunan arsip yang disusun berdasarkan kesamaan urusan/kegiatan (dosir), kesamaan masalah (rubrik) atau kesamaan jenis (seri).
f. Klaper
Adalah kartu untuk mencatat warkat dan sebagai alat pembantu penemuan kembali warkat.
g. Verbal
Adalah pekerjaan memberi nomor surat keluar untuk surat yang dibuat oleh kantor/organisasi itu sendiri.
BAB III
PERAN ARSIP BAGI SUATU ORGANISASI
Arsip merupakan pusat ingatan dari setiap organisasi. Apabila arsip yang dimiliki oleh organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akibatnya akan mempengaruhi tingkat reputasi suatu organisasi, sehingga organisasi yang bersangkutan akan mengalami hambatan dalam pencapaian tujuan
Maksud arsip dikatakan sebagai sumber ingatan bagi suatu organisasi adalah karena arsip menampung beraneka ragam bahan informasi yang berguna. Bahan informasi yang penting harus selalu diingat, dan bila diperlukan harus dengan cepat dan tepat disajikan setiap saat dalam rangka membantu memperlancar pengambilan keputusan.
A. Peranan Arsip
Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu mengingatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah. Oleh sebab itu, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah sebagai berikut :
1. Alat utama ingatan organisasi
2. Bahan atau alat pembuktian
3. Bahan dasar perencanaan dan pengembilan keputusan
4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip
5. Bahan informasi kegiatan ilmiyah lainnya.
B. Tujuan Kearsipan dan Tugas Pokok Unit Kearsipan
Tujuan Kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
C. Penciptaan Arsip
Dengan semakin kompleksnya tugas yang ada dalam organisasi mengakibatkan atau pada umumnya diikuti pula dengan semakin banyaknya jumlah arsip.
Terjadinya arsip karena (1) Dibuat sendiri oleh organisasi yang bersangkutan misalnya peraturan-peraturan, pemberian izin, dan (2) Organisasi menerima dari pihak lain. Misalnya, saran-saran, informasi, permohonan, dsb.
D. Masalah dalam Pengelolaan Arsip
Kendala dalam pengelolaan arsip yang pada umumnya dihadapi oleh setiap kantor, antara lain :
ü Kurangnya pengertian terhadap pentingnya arsip. Dengan belum atau kurang dipahaminya pengertian terhadap pentingnya arsip, mengakibatkan berfungsinya arsip sebagai pusat ingatan organisasi tidak tercapai, dan akhirnya tugas-tugas dibidang kearsipan dipandang rendah.
ü Kualifikasi persyaratan pegawai tidak dipenuhi. Hal ini terbukti dengan adanya penempatan pegawai yang diserahi tugas tanggung jawab mengelola arsip tidak didasarkan pada persyaratan yang diperlukan, bahkan banyak yang beranggapan cukup dipenuhi dengan pegawai yang berpendidikan sekolah dasar.
ü Bertambah volume arsip secara terus-menerus mengakibatkan tempat dan peralatan yang tersedia tidak dapat menampung arsip lagi.
ü Belum dimilikinya pedoman tata tata kearsipan yang diberlakukan secara baku di suatu kantor/organisasi, sehingga masing-masing petugas melaksanakan pekerjaannya tidak ada keseragaman dan tidak ada tujuan yang jelas.
E. Upaya untuk Menanggulangi Masalah Kearsipan
Beberapa cara yang perlu dilakukan dalam upaya untuk menanggulangi masalah kearsipan yang dihadapi, diantaranya :
ü Perhatian dan dukungan dari pimpinan setiap kantor/organisasi untuk memberikan pengertian dan meningkatkan kesadaran akan pentingnya bidang kearsipan dalam keseluruhan proses administrasi, perlu dilakukan secara terus menerus dan kesinambungan.
ü Dalam rangka menambah kecakapan/keterampilan pegawai kearsipan, maka perlu adanya pembinaan atau pendidikan dan latihan yang meliputi segala aspek kearsipan bagi para pejabat dan pelaksana secara terarah, agar dapat mengimbangi perkembangan serta dapat memenuhi syarat kualifikasi tertentu.
ü Penyediaan dan penambahan fasilitas merupakan suatu hal yang sangat penting bagi kelancaran kerja bidang kearsipan, terutama bila volume arsip cepat meningkat.
ü Perlu dimiliki dan diberlakukannya pedoman tata kerja kearsipan di suatu kantor, sehingga dapat memberikan arah yang jelas dalam pelaksanaan pekerjaan bagi para petugas pelaksana.
BAB IV
PEMANFAATAN TEKNOLOGI MODERN UNTUK
SARANA PENGELOLAAN INFORMASI
Dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi modern, maka mengakibatkan pola perkembangan dan kemajuan di bidang kearsipan lebih baik. Kemajuan teknologi modern khususnya dibidang elektronika, membawa kemudahan dalam melaksanakan tugas-tugas kearsipan. Untuk kantor-kantor yang memerlukan pelayanan yang cepat memiliki volume arsip yang cukup banyak, penggunaan sarana tersebut akan sangat membantu mempercepat proses.
Pengaruh teknologi modern, menunjukan atau memungkinkan pemakaian mesin-mesin serba otomatis. Salah satu akibat positif dari kemajuan dibidang teknologi adalah dimungkinkannya pengiriman dan penyampaian informasi dapat dilakukan dengan lebih cepat. Kecepatan tersebut mengakibatkan pula bahwa keputusan atas masalah-masalah yang sangat mendesak segera diselesaikan.
Dengan semakin banyaknya atau besarnya volume data yang harus dikumpulkan, diolah, dianalisa, diinterpretasikan, disimpan dan didistribusikan kepada pengguna, maka pada abad teknologi modern seperti sekarang ini terbukti bahwa penanganan informasi akan lebih efisien bila dilakukan dengan menggunakan alat-alat elektronis.
A. Metode Kearsipan Otomatis
Personil yang mengelola informasi harus mempunyai katerampilan yang cukup agar benar-benar dapat mengoperasikan sistem otomatisasi sesuai dengan tuntutan yang ada. Otomatisasi adalah cara-cara pelaksanaan prosedur dan tata kerja secara otomatis dengan pemanfaatan yang menyeluruh dan efisiensi mungkin atas mesin-mesin, sehingga bahan-bahan dan sumber-sumber yang ada dapat pula dimanfaatkan.
Tujuan otomatisasi adalah pemanfaatan yang seefisien mungkin atas tenaga kerja uang, material, waktu dan mesin demi tercapainya tujuan yang sudah ditetapkan.
Dalam rangka menerapkan otomatisasi yang perlu diperhatikan adalah :
1. Mengenai segi kerjanya
2. Mengenai segi mesin yang akan digunakan
Penggunaan media otomatisasi bukan hanya menjamin efisiensi, tetapi juga mengurangi atau mengembangkan kebutuhan duplikasi apabila hal itu diperlukan dengan bantuan mesin cetak.
Pengiriman, pemrosesan, penyimpanan dan penemuannya kembali informasi dapat dilakukan melalui suatu sistem yang bekerja secara otomatis. Bila kesemuanya telah diperhitungkan dengan masak dan kemudian secara teknis dapat memenuhi kebutuhan otomatisasi, maka berbagai kemudahan akan dapat diberikan kepada pengguna informasi baik dalam jumlah besar maupun dalam jumlah kecil, atau bahkan kebutuhan akan jenis informasi tertentu yang sangat rinci dari sistem tangan (manual) dapat diganti dengan sistem otomatisasi.
Sedangkan definisi Metode Kearsipan Otomatis itu sendiri adalah suatu sistem kearsipan yang menggunakan sarana pengolahan data elektronik.
Potensi yang canggih melalui otomatisasi menyebabkan pengertian klarifikasi atau pengelompokan arsip menjadi kompleks. Arsip elektronik dapat terjadi atas bermacam-macam pengelompokan dalam berbagai format dan dalam berbagai media penyimpanan. Di dalam otomatisasi, semua pengelompokan dapat disatukan ke dalam satu data base dan dapat ditempuh jalan pintas untuk meningkatkan kecepatan dalam memperoleh informasi. Otomatisasi memungkinkan informasi disusun dalam berbagai macam pola sesuai dengan berbagai pola kebutuhan calon anggota.
Sistem pengarsipan otomatis telah berkembang, sehingga mempunyai banyak variasi dan membawa kemudahan dalam melaksanakan tugas-tugas kearsipan. Untuk kantor-kantor yang memerlukan pelayanan yang cepat dengan volume arsip yang tinggi, menggunakan alat modern akan meringankan atau mempermudah proses.
B. Komputerisasi Arsip
Modernnya alat yang diciptakan seperti komputer tidak menyebabkan pengetahuan dan masalah kearsipan dengan sistem tangan atau manual ditinggalkan begitu saja, sebab data untuk mengisi program komputer tersebut didapatkan dari arsip yang disimpan secara manual. Jadi, apabila arsip tidak teratur penyimpanannya dan sulit ditemukan kembali, maka program untuk komputerpun akan mengalami hambatan dan akhirnya komputer tidak dapat dimanfaatkan sebagaimana mestinya.
Komputer adalah rangkain peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis berdasarkan instruksi/program yang diberikan serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bilamana diperlukan.
Ketepatan suatu komputer bekerja tergantung pada ketepatan manusia dalam memberi umpan informasi. Pada dasarnya, komputer adalah merupakan suatu alat yang akan salah berfungsi apabila tidak digunakan dengan benar, walau kesalahan dapat juga bersumber pada alat tersebut.
Penggunaan atau penerapan teknologi komputer dalam kearsipan adalah merupakan kewajaran yang dibutuhkan walaupun tanpa menghilangkan sistem tengan atau manual. Teknologi komputer termasuk salah satu teknologi yang berkembang dengan pesat. Oleh sebab itu, perlu segera dimanfaatkan. Penggunaan komputer dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja dalam rangka menunjang kegiatan organisasi. Sehubungan hal tersebut, yang perlu dipersiapkan dan ditingkatkan dalam proses adaptasi ini adalah bahwa penggunaan komputer membawa serta metode baru dalam pencatatan dan penyimpanan informasi dikumpulkan, dikelola, dihasilkan dan didistribusikan kepada yang membutuhkan.
Dunia kearsipan membutuhkan komputer dalam menunjang pengelolaan informasi secara terpadu, sehingga sekarang sudah waktunya untuk membekali diri dalam menghadapi tantangan teknologi canggih. Komputer mempengaruhi penataan arsip dan membawa sistem pengarsipan otomatis.
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Dari hasil penjelasan di atas tadi maka penulis dapat mengembil sedikit kesimpulan. Dan kesimpulannya adalah bahwa teknologi komputer dan telekumonikasi telah mengantar dan membawa manusia ke dalam dunia informasi yang mengalir tanpa batas. Manusia membutuhkan informasi juga menyelesaikan berbagai kebutuhan hidupnya, diantaranya dalam kehidupan di organisasi. Pengolahan informasi akan sangat mendukung setiap kegiatan. Dengan cepat berkembangnya teknologi komputer sebagai salah satu alat pengolah data menjadi informasi, maka kegiatan pengolahan informasi yang cukup rumit dalam organisasi mengalami sangat banyak perubahan dan kemudahan.
Pengertian arsip di negara kita (Indonesia) di atur dalam Undang-undang No. 7 Tahun 1971 tentang "KETENTUAN POKOK KERSIPAN" pada Bab I Pasal 1.
Dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi modern, maka mengakibatkan pola perkembangan dan kemajuan di bidang kearsipan lebih baik. Kemajuan teknologi modern khususnya dibidang elektronika, membawa kemudahan dalam melaksanakan tugas-tugas kearsipan. Untuk kantor-kantor yang memerlukan pelayanan yang cepat memiliki volume arsip yang cukup banyak, penggunaan sarana tersebut akan sangat membantu mempercepat proses.
B. Saran-saran
Agar makalah dapat dipandang baik dan terarah, disarankan :
1) Adanya keterpaduan didalam pelaksanaan yang mengacu pada, apa yang dikelola, bagaimana pelaksanaannya, bagaimana cara pengelolaannya dan tujuan apa yang harus dicapai.
2) Adanya kerjasama yang baik dalam setiap personil dalam melaksanakan tugas.
3) Makalah dijadikan sebagai acuan yang baku dalam melaksanakan tugas
4) Adanya upaya peningkatan sumber daya manusia yang memadai didalam pelaksanaan tugas melalui teknologi informatika
5) Adanya sarana dan prasarana yang memadai guna mendukung pelaksanaan tugas pengadministrasian dan pengarsipan
6) Tertib administrasi dan pengarsipan yang baik
7) Laporan yang tepat waktu.
DAFTAR PUSTAKA
| Amsyah, Zulkifli, Manajemen Kearsipan, Jakarta, PT Gramedia, 1989. | |
| Amsyah, Zulkifli, Manajemen Sistem Informasi, Jakarta, PT Gramedia Pustaka Utama, | |
| | 1997. |
| Wijaya A .W., Administrasi Kearsipan, Suatu Pengantar Jakarta, CV Rajawali, 1986 | |
| Wiriadihardja, Moeftie H, S.H., Beberapa Masalah Kearsipan di Indonesia, Jakarta | |
| | Balai Pustaka, 1987. |
Tidak ada komentar:
Posting Komentar